Dynamic Case Management

Als geen twee dossiers hetzelfde zijn, staat een vaste workflow in de weg

Voor werk waarbij het doel duidelijk is, maar de weg ernaartoe nooit hetzelfde. Wij bouwen zaaksystemen die complex en flexibel werk moeiteloos aanpakken. Het dossier staat centraal, het systeem beweegt mee en jouw mensen nemen de beslissingen. Gebouwd met SmartCode, onze door AI versnelde methode, en beveiligd binnen Europa.

Plan een consult van 30 minuten

Wij bouwen casemanagement dat —

Plan een scoping-gesprek

Standaard workflowtools lopen vast zodra een dossier afwijkt

Sommige werkzaamheden volgen een vast, herhaalbaar pad. Maar een groot deel niet. Een vergunning, claim, klacht, inspectie of patiëntendossier: het doel staat vast, maar elke zaak heeft een eigen route. Standaardsoftware dwingt dit werk in een proces waar het niet in past. Gevolg? Het werk verplaatst zich buiten het systeem naar mailboxen, gedeelde schijven en losse notities. De kwaliteit hangt af van wie de zaak toevallig oppakt. En niemand kan achteraf precies reconstrueren waarom een beslissing is genomen.

Herkenbaar?

Informatie over één dossier staat verspreid over mail, netwerkschijven en de hoofden van collega's. De kwaliteit daalt zodra een zaak afwijkt van de standaardprocedure, omdat het systeem niet flexibel is. Medewerkers verliezen uren aan administratie in plaats van het werk waar hun expertise voor nodig is. Dossiers vallen tussen wal en schip bij de overdracht tussen afdelingen. Je kunt maanden later niet meer achterhalen wie wat heeft besloten en op welke gronden. Het aantal medewerkers moet meestijgen met het aantal dossiers, en de kosten dus ook. Kennis loopt de deur uit zodra een ervaren collega vertrekt. Het systeem is te rigide om nieuwe regelgeving bij te benen, en de vragen van de accountant worden steeds lastiger.

Voor wie is dit?

Gebouwd voor de teams die de complexe dossiers dragen

Dit is voor de operationeel directeur, het hoofd casemanagement of de CIO van een organisatie met grote volumes complexe, kennisintensieve dossiers. Denk aan inspecties, verzekeraars, de zorg, overheidsinstanties, claimbeordelaars en complianceteams. Het moment om in te grijpen is wanneer het aantal zaken stijgt, toezichthouders vragen om een traceerbaarheid die je nog niet kunt leveren, en je huidige systeem achterloopt op de werkelijkheid.

Wat je krijgt

Een systeem gebouwd rond het dossier, niet rond het proces

Wij bouwen een zaaksysteem op basis van bewezen open-source componenten, met het dossier als kloppend hart: data, betrokkenen en de volledige geschiedenis op één plek. Een centrale motor coördineert stappen op basis van regels en automatisering, en stuurt zaken door naar je mensen zodra er menselijk inzicht nodig is. AI is vanaf dag één ingebouwd om ongestructureerde input te lezen, honderden documenten samen te vatten en de volgende stap voor te stellen. Dit leveren we via SmartCode, onze gestructureerde methode die AI gebruikt om de bouw te versnellen, zonder in te leveren op kwaliteit of veiligheid. We leveren geen black box op om vervolgens te vertrekken. We bouwen het systeem samen met jouw team, documenteren alles en blijven betrokken tijdens de lancering en daarna.

Een centrale bron van waarheid

Een plek waar de volledige, actuele status van elk dossier zichtbaar en doorzoekbaar is. Nooit meer zoeken in verschillende systemen.

Traceerbaar vanaf de basis

Elke actie, gebruiker en beslissing wordt vastgelegd. Zo laat je een toezichthouder exact zien hoe een resultaat is bereikt.

Flexibele afhandeling

Het systeem buigt mee met complexe en onverwachte zaken, in plaats van ze in een vaste mal te persen.

Automatisering waar het loont

Routinestappen verlopen vanzelf, zodat jouw specialisten hun tijd kunnen besteden aan de zaken die hen echt nodig hebben.

Wat kun je verwachten?

Hoe we complexe dossiers veranderen in een werkend zaaksysteem

Dit zijn de vijf fasen van SmartCode, onze door AI versnelde methode. Elke fase voedt een gedeelde Memory Bank: een levend archief van alles wat we leren over jouw dossiers, systemen en beslissingen. Zo blijft de kennis binnen het project en verdwijnt deze niet uit de organisatie.

Stap 1

Understand

We brengen je dossiers, de betrokkenen en de belangrijkste beslissingen in kaart. We ontdekken waar de standaardprocedure spaak loopt. Alles wat we verzamelen, van je huidige systeem tot interviews, leggen we helder vast in de Memory Bank. Dit vormt de basis voordat we gaan bouwen.

Stap 2

Design

We ontwerpen het dossier, de triggers die het proces aansturen en de momenten waarop mensen de controle behouden. SmartCode leest mee uit de Memory Bank om dit te versnellen. Je ontvangt de functionele eisen, een architectuur en een werkende MVP of proof of concept van het nieuwe systeem.

Stap 3

Plan

We vertalen het ontwerp naar een migratieplan, een begroting en een roadmap. Je ziet direct wat we eerst bouwen, wat het kost en hoe we overstappen zonder lopende dossiers te verstoren. Het plan blijft stevig verankerd in de kennis van de Memory Bank.

Stap 4

Build

We bouwen met bewezen open-source componenten, met AI en automatisering in de basis verweven. SmartCode gebruikt de Memory Bank om het werk te versnellen zonder concessies te doen aan kwaliteit of veiligheid. We testen het systeem en nemen je team vanaf dag één mee.

Stap 5

Evolve

We houden het systeem live, gemonitord en beveiligd, en passen het aan wanneer regels of volumes veranderen. De Memory Bank blijft actueel, zodat kennis over jouw dossiers niet de deur uitloopt. Jij bepaalt de koers. Wij blijven zolang we waarde toevoegen, niet omdat een contract dat verplicht.

Het team naast je

Je werkt rechtstreeks met de mensen die het systeem bouwen, samengesteld als een SmartCode-team voor jouw project. Een analist en projectleider om de casuïstiek te doorgronden, een UX-designer om de schermen logisch in te richten, architecten en software engineers voor de bouw, en data- en securityspecialisten voor de gevoelige dossiergegevens. De architecten uit het eerste gesprek zijn ook de architecten die bouwen.

Waar landt dit?

Binnen ons Digital Acceleration Framework

Dynamic Case Management is onderdeel van ons Software & Automation-werk, maar het benut al onze vier disciplines als één geheel. De digitale strategie bepaalt welke zaken automatisering waard zijn. Data brengt alle bronnen samen in het dossier. Security zit in de eerste regel code ingebakken, omdat dossiergegevens privacygevoelig zijn. En automatisering doet het routinewerk. Dat is het Digital Acceleration Framework: strategie, data, security en automatisering, samen ontworpen en geleverd, niet achteraf aan elkaar geknoopt.

Gerelateerde diensten

Process Automation AI Planning & Scheduling Platform Development Legacy Replacement

Benieuwd waar te beginnen met je meest complexe dossiers?

Vrijblijvend adviesgesprek van 30 minuten over Dynamic Case Management

Gratis adviesgesprek van 30 minuten

Boek een gratis consult van 30 minuten. We kijken naar één type dossier dat nu niet in je huidige systeem past, en waar automatisering echt zou helpen.

Wat we bespreken tijdens het gesprek
• Het werk dat je huidige standaardtools nu laat vastlopen.
• Waar automatisering helpt en waar mensen de controle moeten houden.
• Hoe een eerste versie eruit kan zien en wat daar globaal voor nodig is.

Wat u eraan overhoudt
• Een helder beeld van welke dossiers je het beste als eerste kunt automatiseren.
• Een globale inschatting van het budget en een logische volgende stap.
• Een eerlijk advies over wat wel en niet de moeite waard is om te bouwen.

Geen gelikte presentaties, geen verkoopdruk. Gewoon een open gesprek over jouw dossiers en de mogelijkheden.

De 10 vragen die je nu waarschijnlijk stelt.

Het is een methode om complex werk te beheren en te automatiseren dat geen vast pad volgt. Het dossier staat centraal, het doel staat vast, maar de route ernaartoe blijft flexibel. In Nederland noemen we dit vaak een flexibel zaaksysteem.

Procesautomatisering werkt perfect als elke zaak exact dezelfde stappen doorloopt. Dynamic case management is juist voor werk waarbij geen twee dossiers hetzelfde zijn. Het systeem past zich aan de zaak aan, in plaats van andersom.

Vergunningen, claims, klachten, inspecties, patiëntendossiers, compliance-cases en onderzoeken. Alles wat kennisintensief en onvoorspelbaar is, waarbij het doel duidelijk is maar de weg ernaartoe niet, en waarbij je achteraf moet kunnen verantwoorden hoe een besluit tot stand is gekomen.

Nee. Automatisering vangt de routinestappen op. Jouw mensen nemen de beslissingen waar menselijk inzicht voor nodig is. Het systeem adviseert, je team beslist. Je kunt in je eigen tempo overgaan van zelf uitvoeren naar toezicht houden op het werk.

Elke actie, gebruiker en beslissing wordt geregistreerd. Maanden later kun je exact reconstrueren waarom een bepaalde uitkomst is gekozen. Dit dekt de traceerbaarheid af die de EU AI Act en je accountants eisen.

Twee dingen. SmartCode, onze ontwikkelmethode, gebruikt AI en een gedeelde Memory Bank om de bouw te versnellen. In het uiteindelijke zaaksysteem leest AI ongestructureerde input (zoals documenten en opnames), vat honderden bestanden samen in een tijdlijn, maakt het dossier doorzoekbaar en stelt de beste volgende stap voor. AI beslist nooit zelfstandig waar menselijk inzicht vereist is.

Op Europese infrastructuur, onder Europese wetgeving. Het systeem kan draaien in een publieke cloud, private cloud of on-premise, en kan daartussen worden verplaatst. Gebouwd, beheerd en beschermd in Europa.

Op bewezen open-source componenten, niet op een gesloten product waarin je vast komt te zitten. Dat houdt het systeem flexibel, overdraagbaar en van jou, zonder licentievalkuilen.

Je ontvangt alle documentatie, training en code om het systeem zelf te beheren. Veel daarvan leeft in de Memory Bank die we tijdens het project opbouwen, zodat de kennis bij jou blijft. Jij bepaalt de koers van het product. Wij blijven zolang we waarde toevoegen, niet omdat een contract dat verplicht.

We werken gefaseerd via SmartCode, onze door AI versnelde methode, en een Memory Bank die alle opgedane kennis vasthoudt. Hierdoor hoeft het team niet bij elke stap opnieuw het wiel uit te vinden. Je ziet al snel een werkende MVP of proof of concept, niet pas aan het eind. Een eerste versie kan al binnen enkele weken live staan, waarna we modulair uitbouwen.