Dynamisches Fallmanagement
Wenn kein Fall wie der andere ist, brauchen Sie kein starres System
Manche Arbeit lässt sich in einen festen Ablauf packen - vieles aber nicht. Wir entwickeln Fallmanagementsysteme für genau diese Arbeit: Der Fall steht im Mittelpunkt, das System passt sich an, und Ihre Mitarbeitenden behalten die Entscheidungshoheit. Gebaut mit SmartCode, unserer KI-gestützten Methode und gehostet in Europa.
Wir entwickeln Fallmanagement, das –
- sich an die Situation anpasst, statt sie in eine feste Vorlage zu zwingen.
- dafür sorgt, dass sich Ihr Team auf die Lösung von Fällen konzentriert, nicht auf die Verwaltung des Prozesses.
- Ausnahmen als gleichwertige Elemente behandelt, nicht als Behelfslösungen.
- jedem Fall den richtigen Weg gibt, basierend auf dem, was tatsächlich geschieht.
- mit der Komplexität skaliert, statt unter ihr zusammenzubrechen.
Standard-Workflow-Tools versagen, sobald ein Fall aus dem Rahmen fällt
Ein Teil Ihrer Arbeit folgt einem festen, wiederholbaren Ablauf. Vieles davon jedoch nicht. Eine Genehmigung, ein Antrag, eine Beschwerde, eine Inspektion, eine Patientenakte: Das Ziel steht fest, doch jeder Fall nimmt seinen eigenen Weg, und Standardsoftware zwingt ihn in einen Prozess, für den er nie gedacht war. So verlagert sich die Arbeit aus dem System heraus in Postfächer, geteilte Laufwerke und lose Notizen. Die Qualität hängt davon ab, wer den Fall gerade bearbeitet. Und niemand kann im Nachhinein genau sagen, warum eine Entscheidung getroffen wurde.
Sie erkennen das, wenn:
Für wen ist das gedacht?
Für die Teams, die die schwierigen Fälle bearbeiten
Für Betriebsleitung, Fallbearbeitungsleitung oder CIOs in Organisationen mit hohem Aufkommen an komplexen Fällen: Aufsichtsbehörden, Versicherer, Gesundheitsdienste, öffentliche Einrichtungen, Schadens- und Compliance-Teams. Der richtige Moment zum Handeln: wenn die Fallzahlen steigen, Prüfer Nachvollziehbarkeit fordern, die Sie heute nicht liefern können – und Ihr System mit der Realität nicht mehr mitkommt.
Was Sie erhalten
Ein System, das sich um den Fall dreht - nicht um den Prozess
Wir bauen ein Fallmanagementsystem auf bewährten Open-Source-Komponenten – mit der Fallakte als Kern: alle Daten, Beteiligten und die vollständige Historie an einem Ort. Ein Regelwerk koordiniert automatische Schritte und leitet Fälle ans Team weiter, sobald ein Urteil gefragt ist. KI ist von Anfang an dabei: für unstrukturierte Eingaben, das Zusammenfassen von Dokumenten und konkrete Handlungsempfehlungen. Gebaut mit SmartCode – schneller, ohne Abstriche bei Qualität oder Sicherheit.
Wir liefern keine Blackbox und verschwinden danach. Wir arbeiten während der Entwicklung Seite an Seite mit Ihrem Team, dokumentieren alles und bleiben eingebunden, solange das System läuft.
Eine einzige Quelle der Wahrheit
Ein Ort, an dem der vollständige, aktuelle Status jedes Falls sichtbar und abfragbar ist. Kein Suchen mehr über verschiedene Systeme hinweg.
Nachvollziehbarkeit von Haus aus
Jede Aktion, jeder Beteiligte und jede Entscheidung wird erfasst, sodass Sie einem Prüfer genau zeigen können, wie ein Ergebnis zustande gekommen ist.
Flexible Bearbeitung
Das System passt sich komplexen und unerwarteten Fällen an, anstatt sie in einen festen Ablauf zu zwingen.
Automatisierung, wo sie zählt
Routineschritte laufen von selbst ab, sodass Ihre Fachkräfte ihre Zeit für die Fälle aufwenden, die sie erfordern.
Was Sie erwartet
Wie wir komplexe Fallbearbeitung in ein funktionierendes System verwandeln
Dies sind die fünf Phasen von SmartCode, unserer KI-beschleunigten Methode. Jede Phase speist eine gemeinsame Memory Bank: ein lebendiger Speicher all dessen, was wir über Ihre Fälle, Ihre Systeme und Ihre Entscheidungen lernen, sodass das Wissen beim Projekt bleibt und nicht in den Köpfen einzelner Personen.
Das Team an Ihrer Seite
Sie arbeiten mit den Menschen zusammen, die den Aufbau durchführen und für Ihr Projekt zu einem SmartCode-Team zusammengestellt werden. Ein Analyst und Projektleiter, um die Fallbearbeitung zu erfassen, ein UX-Designer, um zu gestalten, wie die Arbeit auf dem Bildschirm abläuft, Architekten und Softwareentwickler, um das System zu bauen, sowie Daten- und Sicherheitsspezialisten für die Teile, die sensible Falldaten verarbeiten. Die Architekten im ersten Meeting sind die Architekten beim Aufbau.
Einordnung im Digital Acceleration Framework
Dynamisches Fallmanagement ist Teil von Software & Automatisierung - zieht aber alle vier unserer Disziplinen heran, die als Einheit arbeiten. Digitalstrategie legt fest, welche Fälle sich zur Automatisierung lohnen. Daten bringen alle Quellen in die Fallakte. Sicherheit ist von der ersten Zeile an eingebaut, denn Falldaten sind ihrer Natur nach sensibel. Automatisierung übernimmt die Routinearbeit, damit Ihre Mitarbeitenden es nicht müssen. Strategie, Daten, Sicherheit und Automatisierung: gemeinsam geplant und umgesetzt, nicht nacheinander angestückelt.
Verwandte Leistungen
Sie fragen sich, wo Sie bei Ihren komplexesten Fällen beginnen sollen?
30-minütige Beratung zum dynamischen Fallmanagement
Kostenlose 30-minütige Beratung
Buchen Sie eine kostenlose 30-minütige Beratung zum dynamischen Fallmanagement. Wir betrachten einen Falltyp, der nicht in Ihr aktuelles System passt und bei dem Automatisierung wirklich helfen würde.
Was wir im Gespräch behandeln
• Die Fallbearbeitung, die Ihre Standardtools heute an ihre Grenzen bringt.
• Wo Automatisierung hilft und wo Menschen die Kontrolle behalten sollten.
• Wie eine erste Version aussehen könnte und was ungefähr dafür nötig ist.
Was Sie mitnehmen
• Ein klares Bild davon, welche Fälle sich zuerst zur Automatisierung lohnen.
• Eine grobe Budgetschätzung und einen sinnvollen nächsten Schritt.
• Eine ehrliche Einschätzung, was sich zu entwickeln lohnt und was nicht.
Keine Präsentation, kein Druck. Nur ein offenes Gespräch über Ihre Fälle und was möglich ist.
Die zehn Fragen, die Sie sich bereits stellen
Es ist eine Methode, um komplexe Arbeit zu verwalten und zu automatisieren, die keinem festen Ablauf folgt. Der Fall steht im Mittelpunkt, das Ziel ist festgelegt, und der Weg dorthin bleibt flexibel. Man spricht auch von einem dynamischen Fallsystem oder auf Niederländisch von einem „zaaksysteem“.
Prozessautomatisierung funktioniert, wenn jeder Fall denselben wiederholbaren Schritten folgt. Dynamisches Fallmanagement ist für Arbeit gedacht, bei der keine zwei Fälle gleich sind. Das System passt sich an jeden Fall an, anstatt ihn in einen einzigen Prozess zu zwängen.
Genehmigungen, Ansprüche, Beschwerden, Inspektionen, Patientenakten, Compliance-Fälle, Untersuchungen. Alles, was wissensintensiv und unvorhersehbar ist, wo das Ziel klar, der Weg aber nicht klar ist und wo Sie nachweisen müssen, wie Sie zu einer Entscheidung gelangt sind.
Nein. Die Automatisierung übernimmt die Routineschritte. Ihre Mitarbeitenden behalten die Entscheidungen, die Urteilsvermögen erfordern. Das System gibt Empfehlungen, Ihr Team entscheidet. Sie können in Ihrem eigenen Tempo von einer Situation, in der Menschen die Arbeit ausführen, zu einer übergehen, in der sie sie überwachen.
Jede Aktion, jeder Akteur und jede Entscheidung wird aufgezeichnet. Monate später können Sie genau nachvollziehen, warum ein Ergebnis erzielt wurde. Das deckt die Nachvollziehbarkeit ab, die der EU-KI-Verordnung (EU AI Act) und Ihr Prüfer erwarten.
Zwei Dinge. SmartCode, unsere Entwicklungsmethode, nutzt KI und eine gemeinsame Memory Bank, um die Umsetzung zu beschleunigen. Im laufenden System liest die KI unstrukturierte Eingaben wie Dokumente und Aufnahmen, fasst Hunderte von Dateien zu einer Zeitleiste zusammen, macht den gesamten Fall abfragbar und schlägt den nächsten besten Schritt vor. Sie entscheidet niemals eigenständig dort, wo menschliches Urteilsvermögen erforderlich ist.
Auf europäischer Infrastruktur, nach europäischem Recht. Das System kann in einer Public Cloud, einer Private Cloud oder On-Premise betrieben werden und lässt sich zwischen diesen verschieben. Entwickelt, verwaltet und geschützt in Europa.
Auf Open-Source-Komponenten, die sich bewährt haben – kein geschlossenes Produkt, in das Sie hineingezwungen werden. Das hält das System flexibel, portabel und macht es zu Ihrem Eigentum, ohne Lizenzfalle.
Sie erhalten die Dokumentation, die Schulung und den Code, um das System selbst zu betreiben. Vieles davon befindet sich in der Memory Bank, die wir während des Projekts aufbauen, sodass das Wissen bei Ihnen bleibt. Sie steuern das Produkt. Wir bleiben, solange wir einen Mehrwert bieten, und nicht, weil ein Vertrag es vorschreibt.
Wir arbeiten in Phasen mit SmartCode, unserer KI-beschleunigten Methode, und einer Memory Bank, die alles Gelernte festhält, sodass das Team nicht bei jedem Schritt das Projekt neu erlernen muss. Sie sehen früh ein funktionierendes MVP oder einen Proof of Concept, nicht erst am Ende. Die erste Version kann in Wochen statt Monaten live sein, von dort aus bauen wir weiter aus.